Báo cáo thực tập : Kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng Định Phát

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức quản lý: Nhiệm vụ của từng cấp trong tổ chức sản xuất: Tổng Giám Đốc -Tổng giám đốc: Là người đứng đầu công ty, trực tiếp điều hành tổng thể quá trình hoạt động kinh doanh, định hướng phát triển công ty. - Phân xưởng: Điều hành, chỉ đạo tổ sửa chữa, tổ cơ khí, tổ cơ điện để hoàn thành công việc và chịu trách nhiệm trước TGĐ.Trong đó: + Tổ chửa sữa: Thực hiện việc duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị, các loại xe, công cụ phục vụ cho công trình. + Tổ cơ khí: Thực hiện việc gia công các cấu kiện phục vụ cho công trình. + Tổ điện cơ: Thực hiện việc mắt điện dân dụng để hoàn thành công trình, sửa chữa các thiết bị có liên quan đến điện của công ty. - Tổ sản xuất: Điều hành, chỉ đạo tổ nề, tổ mộc, tổ bốc vác để hoàn thành công việc và cũng chịu trách nhiệm với TGĐ. + Tổ nề: Làm công việc xây lắp. + Tổ mộc: Phụ trách các công việc có liên quan đến mộc. + Tổ bốc vác: Làm công việc bốc vác khi có vật tư về nhập hay xuất kho. 1.4.2. Đặc điểm tổ chức quản lý: Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Ban chỉ huy công trình Phó tổng giám đốc phụ trách đội xe Phòng kế toán tài vụ Phòng vật tư Xưởng sửa chữa cơ khí Đội xe Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp Giải thích sơ đồ: - Tổng giám đốc: Là chủ tài khoản của công ty, là người đứng đầu công ty, trực tiếp điều hành tổng thể quá trình hoạt động kinh doanh, định hướng phát triển công ty. - Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính: Là người trợ giúp cho TGĐ trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc khi TGĐ đi vắng, kiểm tra và báo cáo cho TGĐ toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Tham mưu cho TGĐ phương hướng, giải pháp để mở rộng và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của công ty. Là người chỉ đạo phòng kỹ thuật, phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ. + phòng kỹ thuật: Chỉ đạo cho ban chỉ huy công trình. Có trách nhiệm lập kế hoạch thi công, quản lý kỹ thuật thi công công trình theo đúng tiến độ, lập kế hoạch nguyên vật liệu cho từng công trình, tổ chức nghiệm thu khối lượng công trình, lên bảng kê khối lượng hoàn thành để làm căn cứ lập phiếu giá thanh toán từng công trình. + phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm mở sổ ghi chép các văn bản, lưu trữ và bảo quản các công văn đi-đến, phối hợp với phòng kỹ thuật làm hồ sơ thầu, thực hiện tốt chức năng tổ chức nhân sự nhằm phục vụ cho các phòng, ban một cách có hiệu quả. + phòng kế toán tài vụ: Xây dựng kế hoạch tài chính trên cơ sở SXKD hàng năm của công ty.Tổ chức quyết toán,báo cáo tài chính cho các cơ quan hữu quan,tham gia xây dựng các văn bản có liên quan đến công tác tài chính,công tác hạch toán.Xây dựng các chứng từ theo đúng luật kế toán,quản lý thống nhất các nghiệp vụ của công ty. + ban chỉ huy công trình: Điều hành mọi hoạt động thi công trên công trường, lập bảng kê khối lượng công trình, hạng mục công trình hoàn thành. Sau đó báo về phòng kỹ thuật để tổ chức nghiệm thu, báo cáo kịp thời về công ty tình hình biến động trên công trường và những đề xuất giải quyết. - phó tổng giám đốc phụ trách đội xe: Là người quản lý các hoạt động vận tải, chỉ đạo phòng vật tư, đội xe và xưởng sửa chữa cơ khí. + Phòng vật tư: Thực hiện các nghiệp vụ thu mua và cung ứng vật tư cho các công trình mà công ty đang thi công, lập kế hoạch thu mua hợp lý, tiết kiệm chi phí và có biện pháp cung ứng kịp thời. + Đội xe: Quản lý xe, điều động xe kịp thời để phục vụ cho quá trình thi công, có kế hoạch sửa chữa và bảo quản xe một cách hợp lý, tránh lãng phí, nhằm tiết kiệm bớt chi phí sửa chữa. 1.5. Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty: 1.5.1. Mô hình tổ chức kế toán tại công ty: Công ty tổ chức hạch toán kế toán theo mô hình kế toán tập trung tại phòng kế toán tài vụ của công ty. Bộ máy kế toán của công ty gồm 1 kế toán trưởng, 2 kế toán tổng hợp, 3 kế toán vật tư, 2 kế toán thanh toán và 1 thủ quỹ. Sơ đồ 1.4: tổ chức bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp 1.5.2. Chức năng,nhiệm vụ của các bộ phận:  Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo toàn bộ công tác kế toán của công ty, chịu trách nhiệm trước TGĐ về hoạt động tài chính, có nhiệm vụ quản lý, điều hành nhân viên trong phòng kế toán, kiểm soát tình hình thu chi của công ty, làm tham mưu cho TGĐ về tài chính kế toán.  Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng trong công tác kế toán, tập hợp các số liệu tài chính phát sinh, ghi chép vào sổ sách kế toán có liên quan, chịu trách nhiệm báo cáo quyết toán tài chính, quyết toán thuế, lưu trữ, bảo quản chứng từ…tham mưu cho kế toán trưởng về tình hình tài chính của công ty.  Kế toán vật tư: Mở sổ theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, ..cả về số lượng lẫn giá trị. Phân tích được nhu cầu thừa thiếu nguyên vật liệu,..trên công trường để tránh lãng phí nhằm sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả. Sau đó tổng hợp số liệu cho kế toán tổng hợp để trình lên kế toán trưởng.  Kế toán thanh toán: Mở sổ theo dõi tình hình thu chi tiền hàng ngày, theo dõi công nợ từng đối tượng đối với người mua, người bán. Ngoài ra còn mở sổ công nợ cho đội thợ, sổ công nợ cán bộ công nhân viên.  Thủ quỹ: Mở sổ quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt hàng ngày và phải thường xuyên đối chiếu với kế toán thanh toán, chịu trách nhiệm chấm công cho bộ phận văn phòng công ty, cuối tháng lập bảng tổng hợp công các công trình để lập bảng tính lương và thanh toán lương. 1.5.3. hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng: Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ,thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu,kiểm tra Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty: Ghi chú: Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ cái lập bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số lệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp ghi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. PHẦN II THỰC HÀNH VỀ GHI SỔ KẾ TOÁN 2.1. Thủ tục quản lý nhập-xuất kho nguyên liệu,vật liệu và các chứng từ kế toán liên quan: 2.1.1. Thủ tục nhập kho: Khi lập phiếu nhập kho phảỉ ghi rõ số phiếu nhập, ngày-tháng-năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, tên kho,địa điểm kho nhập. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài), 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất). Đặt giấy than viết 1 lần và người lập phiếu ký vào. Sau đó người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày tháng năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu. Thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế toán, liên lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 người giao hàng giữ. 2.1.2. Thủ tục xuất kho: Tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho TGĐ hoặc người ủy quyền duyệt rồi giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho. 2.1.3. Các chứng từ kế toán có liên quan: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, biên bản kiểm nghiệm nhập kho… 2.2.Tình hình thực tế công tác hạch toán vật liệu tai công ty: