thực trạng hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của Uỷ ban nhân dân Huyện Từ Liêm – Hà Nội

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số ký hiệu, trích yếu( của công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề văn bản. Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến; Ngày đến là ngày văn thư nhận văn bản. Số đến ghi liên tục từ 001 bắt đầu từ ngày 01-01 đến hết ngay 30- 12 mỗi năm. - Bước 5: Vào sổ đăng ký. + Đăng ký văn bản là một bước quan trọng trong tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng... của văn bản. Mục đúc đăng ký văn bản là để nắm được số lượng văn bản nội dung, đối tượng giải quyết văn bản đến nhằm cung cấp những thông tin kịp thời cho yêu cầu. + Khi đăng ký phải đảm bảo những nguyên tắc không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản đến chỉ đăng ký một lần, + Có thể dùng hình thức đăng ký văn bản đến bằng sổ, dùng thẻ, dùng máy vi tính. + Thông thường có các loại sổ đăng lý cho: Văn bản thường; văn bản mật; các đơn từ khiếu nại, tố cáo... - Bước 6: Trình văn bản Vào sổ xong, tuỳ theo chế độ văn thư của cơ quan, văn thư trình chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính xem toàn bộ văn bản đến hay chỉ trình một số loại nhất định để xin ý kiến phân phối giải quyết. Sau khi có ý kiến đó, văn bản được đưa lại văn thư để vào sổ tiếp và chuyển giao cho các đơn vị. - Bước7: Chuyển giao văn bản. Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khi chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Văn bản phải được chuyển giao đúng, trực tiếp cho đối tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phảo ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay. + Văn bản đến ngày ngày phải được chuyển giao ngay trong ngày đó. + Trong trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết văn bản thì có thể lần lượt chuyển đến từng đơn vị, cá nhân, hoặc sao gửi cho từng đơn vị, cá nhân, nhưng bản chính vẫn phải lưu hoặc giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chính. - Bước 8: Theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Văn bản đến được lưu lại trong hồ sơ công việc của người thừa hành. Khi công việc đã giải quyết xong, người thừa hành phải lập hồ sơ hoặc có thông tin phản hồi về việc giải quyết cho người có trách nhiệm theo dõi. 2.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đi. a. Khái niệm: Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ được gửi ra bên ngoài được gọi là văn bản đi. b. Quy trình.(4 bước) - Bước 1: Soát lại văn bản. Kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy đinh pháp luật hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo với người có trách nhiệm để sửa chữa và bổ sung. Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi. + Trước hết ghi số văn bản: Số của văn bản được ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Văn bản quy phạm pháp luật được đánh số, ghi năm ban hành và ký hiệu của từng loại văn bản ( hoặc có thể đánh số chung cho tất cả các loại văn bản, nếu số lượng hàng năm của chúng không nhiều ). Các loại văn bản khác tuỳ theo số lượng văn bản đi của mỗi cơ quan nhiều hay ít mà đánh số chung theo từng loại. + Tiếp theo là ghi ngày tháng của văn bản: Về nguyên tắc, văn bản gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Ngày tháng được ghi ở trên đầu của mỗi văn bản. Riêng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt được đề ngày tháng là thời điểm ban hành. + Đóng dấu: Văn bản đã có chữ ký hợp lệ mới được đóng dấu. Không đóng dấu sẵn ( không) vào giấy trắng. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu mực quy định, mặt dấu chờm lên một phần ba chữ ký. Những dự thảo chương trình, kế hoạch gửi cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa hội nghị, v.v...muốn xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu vào chỗ tác giả của văn bản ( công văn Cục lưu trữ Phủ thủ tướng số số 20-NV ngày 09-02-1997). - Bước 3: Chuyển văn bản đi. + Văn bản đi phải được chuyển trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng hôm sau ngày vào sổ và đăng ký phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn mật thì phải làm thủ tục phát hành ngay sau khi nhận được từ các đơn vị bộ phận. + Văn bản có thể gửi qua đường bưu điện hoặc văn thư đưa đến địa chỉ nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ chuyển văn bản và người nhận văn bản phải ký vào sổ. Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Bìa đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá kích thước do bưu điện quy đinh. Giấy làm bìa bền và dai, ngoài nhìn không rõ chữ in trong văn bản. Ngoài bìa phải ghi rõ đúng tên cơ quan gửi , địa chỉ cơ quan nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản ( nếu có ). Đối với văn bản khẩn cần chú ý : độ khẩn đóng dấu trên bao bì khớp với độ khẩn đóng trên văn bản ( theo quy định của người ký văn bản ). + Những văn bản quan trọng cũng như văn bản mật ( dù chuyển ra ngoài hay trong nội bộ cơ quan) cần kèm theo phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi. + Đối với những văn bản gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong mục “ nơi nhận”. Nếu là văn bản quy phạm pháp luật cả cơ quan trung ương thì phải gửi đăng công báo theo đúng quy định của pháp luật. + Sau khi phát hành đi, văn bản cần được chuyển qua bộ phận tin học ( nếu có ) để đưa lên mạng tin học. Văn bản vào mạng phải đảm bảo đủ các yếu tố thể thức như nguyên văn của văn bản phát hành : riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản được thay bằng chữ “ đã ký ”. - Bước 4: Sắp xếp bảo lưu văn bản.Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 02 văn bản :Một văn bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, một văn bản lưu ở văn thư phải xắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy. Bản lưu phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung của công việc mà có thể lưu thêm một số bản sao nhất định. II. Tổng quan địa bàn nghiên cứu. 1. Giới thiệu chung về UBND Huyện Từ Liêm. Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 14 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.1. Địa giới hành chính. UBND Huyện Từ Liêm nằm ở phía tây thủ đô Hà Nội, Từ Liêm là một trong 5 huyện ngoại thành được thành lập vào ngày 31 tháng 5 năm 1961 theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ với 26 xã thuộc quận V, 8 quận thộc quận VI thành phố Hà Nội và 3 xã thuộc huyện Hoài Đức, 5 xã thuộc huyện Đan Phượng. Sau nhiều lần chia tách địa giới hành chính để thành lập các quận mới, hiện nay Huyện Từ Liêm nằm ở vị trí trung tâm Thành phố Hà Nội mở rộng, có 15 xã và 01 thị trấn với diện tích đất tự nhiên 75,32 km2 và dân số gần 400.000 người. Những năm gần đây, Từ Liêm có tốc độ đô thị hóa nhanh, nhiều dự án trọng điểm của Trung ương và Thành phố được triển khai xây dựng trên địa bàn Huyện đã góp phần đưa huyện ngày càng đổi mới và phát triển. 1.2. Tình hình kinh tế, chính trị, an ninh của Huyện Từ Liêm. Bước vào những năm đầu thế kỷ XXI, Huyện Từ Liêm đứng trước những vấn đề mới đăt ra với những thuận lợi và khó khăn đan xen nhau.Theo quy hoạch của Thủ đô đến năm 2010, quá nửa huyện Từ Liêm nằm trong vành đai phát triển đô thị, diện tích đất nông nghiệp ngày càng bị thi hẹp và chia cắt, các khu công nghiệp, khu đô thị mới được hình thành. Sự biến động này có thuận lợi song nó cũng đặt ra rất nhiều thách thức lớn vì nó tác động đến tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hoá xã hội của Huyện. Thực tế trong những năm qua thành tích cán bộ và nhân dân huyện Từ Liêm đã đạt được thật đáng khâm phục và trân trọng: Huyện đã được Đảng và Nhà nước tặng thưởng danh hiệu "Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân", "Anh hùng Lao động thời kỳ đổi mới" và liên tiếp 8 năm liền được Chính phủ tặng thưởng Cờ luân lưu đơn vị dẫn đầu khối huyện. Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Năm 2008 là năm thứ ba Huyện Từ Liêm thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng bộ các cấp, mặc dù gặp nhiều khó khăn do thị trường trong nước có nhiều biến động, giá cả hàng hóa tiếp tục tăng, dịch bệnh ở người và gia súc, gia cầm tái phát; Bên cạnh đó thời tiết rét đậm, rét hại những tháng năm đầu cùng với đợt mưa lớn gây úng ngập diện rộng đã tác động và gây ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh tế - xã hội và đời sống sinh hoạt của nhân dân trên địa bàn huyện; Song tiếp tục phát huy những thành tích đã đạt được và với sự chỉ đạo sâu sát, thường xuyên của Huyện ủy - HĐND - UBND Huyện, sự hỗ trợ khắc phục khó khăn của toàn thể cán bộ, nhân dân trong toàn huyện, kinh tế - xã hội của huyện vẫn được duy trì và đạt tốc độ tăng trưởng khá. Công tác thu thuế và thu ngân sách đạt kết quả tốt; Tiến độ giải phóng mặt bằng để triển khai xây dựng các công trình được đảm bảo; Công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng, quản lý đô thị và vệ sinh môi trường có nhiều chuyển biến; Các hoạt động văn hóa văn nghệ và thể dục thể thao diễn ra sôi nổi; Công tác xã hội được quan tâm chú trọng; An ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội được giữ vững. Bước sang năm 2009, với mục tiêu là: Tiếp tục phát triển kinh tế với tốc độ tăng trưởng cao, hiệu quả và bền vững: Chuyển dịch và từng bước nâng cao chất lượng cơ cấu kinh tế theo hướng đô thị. Từng bước nâng cao chất lượng hoạt động giáo dục, y tế, phát triển văn hóa và thực hiện tốt cuộc Vận động xây dựng người Hà Nội thanh lịch, văn minh; Chú trọng giải quyết các vấn đề dân sinh bức xúc và cải thiện chất lượng môi trường; Tăng cường và nâng cao hiệu quả quản lý đất đai, trật tự xây dựng đô thị; Bảo đảm giữ vững an ninh - chính trị, ổn định trật tự an toàn xã hội. Ngay từ đầu năm, Huyện ủy, HĐND, UBND huyện Từ Liêm đã thống chính, nâng cao hiệu quả kinh tế và cải thiện môi trường xã hội trên địa bàn huyện; Triển Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 16